Digitales Rechnungsmanagement: Effizienz durch Automatisierung
Sparen Sie bis zu 70% Zeit in der Rechnungsverarbeitung – Moderne Rechnungsmanagement-Software macht Schluss mit Papierbergen, Medienbrüchen und manuellen Fehlerquellen.
🎯 Kostenlose Potenzialanalyse anfragenWarum digitales Rechnungsmanagement für KMU unverzichtbar ist
Die manuelle Verarbeitung von Eingangs- und Ausgangsrechnungen kostet Mittelständler wertvolle Ressourcen: Rechnungen kommen per E-Mail, Post oder PDF, werden dezentral weitergeleitet und mehrfach händisch in Systeme eingetragen. Das Ergebnis? Verzögerungen, Fehler, Doppelbuchungen und im schlimmsten Fall verlorene Belege.
Moderne Rechnungsmanagement-Software schafft hier Abhilfe durch vollständige Digitalisierung und Automatisierung aller Prozesse – von der Erfassung über die Freigabe bis zur revisionssicheren Archivierung. Die Praxis zeigt: Unternehmen können ihre Arbeitszeit im Vergleich zur Papierrechnung um bis zu 70% reduzieren.
Die führenden Rechnungsmanagement-Lösungen für den Mittelstand 2025
Agicap: Ganzheitliche Finanzsteuerung
Agicap vereint Rechnungsmanagement, Zahlungsabwicklung und Liquiditätsplanung in einer cloudbasierten Plattform. Die Software bietet tiefe Integration in DATEV und andere ERP-Systeme sowie Echtzeit-Einblicke in Ausgaben und Cashflow. Besonders für mittelständische Unternehmen, die mehr als nur Rechnungsverarbeitung suchen, ist Agicap die ideale Lösung.
Kernfunktionen:
- Automatische OCR-Erfassung von Rechnungen
- Digitale Freigabe-Workflows mit Budgetkontrolle
- Automatischer Abgleich von Rechnungen und Zahlungen
- Echtzeit-Cashflow-Dashboards
- DATEV-Schnittstelle für Steuerberater
DATEV: Der Branchenstandard für deutsche KMU
DATEV ist besonders dann die richtige Wahl, wenn Sie eng mit Steuerberatungskanzleien zusammenarbeiten. Die Software bietet GoBD-konforme Archivierung, Audit-Trails und ist nahtlos in die deutschen Buchhaltungs-Workflows integriert.
sevdesk: Cloudbasiert und benutzerfreundlich
Speziell für kleine und mittlere Unternehmen sowie Freiberufler entwickelt, automatisiert sevdesk viele Aspekte der Buchhaltung. Die intuitive Oberfläche ermöglicht es, Rechnungen zu erstellen, Belege zu verwalten und Umsatzsteuervoranmeldungen abzuwickeln – alles in der Cloud.
Lexoffice: Schnelle Inbetriebnahme für Kleinunternehmen
Wenn Sie eine unkomplizierte Lösung suchen, die sich schnell implementieren lässt, ist Lexoffice eine gute Wahl. Die Software richtet sich an kleine Unternehmen und Selbstständige mit überschaubarem Rechnungsvolumen.
Der digitale Rechnungsworkflow: So funktioniert's
Ein modernes Rechnungsmanagement-System automatisiert den gesamten Prozess von Eingang bis Archivierung:
- Universeller Rechnungseingang
Alle Rechnungen – egal ob per E-Mail, Scan, Post oder als E-Rechnung – werden zentral in einem System erfasst. - Intelligente Datenerfassung mit OCR
KI-gestützte OCR-Technologie (Optical Character Recognition) liest automatisch alle relevanten Daten aus: Rechnungsnummer, Betrag, Lieferant, Rechnungsdatum, Zahlungsbedingungen. Die manuelle Dateneingabe entfällt komplett. - Automatische Klassifizierung und Validierung
Das System ordnet Rechnungen automatisch dem richtigen Kreditor zu, prüft formelle Anforderungen und gleicht die Daten mit Bestellungen ab. - Digitaler Freigabe-Workflow
Zuständige Mitarbeiter und Führungskräfte erhalten automatische Benachrichtigungen und können Rechnungen mit wenigen Klicks freigeben – mobil, remote oder im Büro. Kein Papierlauf mehr durch verschiedene Abteilungen. - Automatische Buchung und Zahlung
Nach erfolgter Freigabe werden Rechnungen automatisch in Ihr ERP-System oder DATEV exportiert und bei Fälligkeit zur Zahlung angewiesen. - Revisionssichere Archivierung
Alle Belege werden GoBD-konform archiviert und sind jederzeit für Betriebsprüfungen oder interne Recherchen abrufbar – in Sekundenschnelle statt nach stundenlanger Suche in Aktenordnern.
Die messbaren Vorteile für Ihr Unternehmen
Zeitersparnis: Bis zu 70% weniger Aufwand
Die Automatisierung der Rechnungsverarbeitung reduziert den manuellen Aufwand drastisch. Was früher Stunden dauerte, erledigt die Software in Minuten. Ihre Mitarbeiter gewinnen Zeit für wertschöpfende Aufgaben statt Routinetätigkeiten.
Fehlerreduktion: Weniger Doppelbuchungen und Zahlungsfehler
Manuelle Dateneingabe ist fehleranfällig. Digitale Systeme mit OCR-Erkennung minimieren Tippfehler und stellen sicher, dass alle Daten korrekt und vollständig erfasst werden.
Kosteneinsparung: Wegfall von Porto, Papier und Lagerung
Digitale Rechnungen verursachen keine Druck-, Papier- oder Portokosten. Auch die physische Archivierung in Aktenschränken entfällt – das spart Platz und Archivierungskosten.
Keine Mahngebühren durch versäumte Zahlungsfristen
Automatische Fristenüberwachung stellt sicher, dass keine Rechnung übersehen wird. Das System erinnert rechtzeitig an fällige Zahlungen und hilft Ihnen, Skonti zu nutzen.
Verbesserte Liquiditätsplanung
Echtzeit-Dashboards zeigen Ihnen jederzeit, welche Rechnungen offen sind, welche Zahlungen anstehen und wie sich Ihre Liquidität entwickelt. Das ermöglicht präzise Finanzplanung.
Effizientere Zusammenarbeit mit dem Steuerberater
DATEV-Schnittstellen oder Direktzugriffe für Steuerberater eliminieren zeitraubende Belegsuche und Terminstress. Ihr Steuerberater hat jederzeit Zugriff auf alle relevanten Unterlagen.
Auswahlkriterien: Die richtige Software für Ihr Unternehmen
Bei der Auswahl einer Rechnungsmanagement-Software sollten Sie folgende Faktoren berücksichtigen:
Prüfen Sie, ob die Software mit Ihrem ERP-System, Ihrer Buchhaltungssoftware und Ihrem Banking nahtlos zusammenarbeitet. DATEV-Schnittstellen sind für deutsche KMU meist unverzichtbar.
Je höher der Automatisierungsgrad, desto größer die Zeitersparnis. Achten Sie auf KI-gestützte OCR-Erkennung und automatische Workflow-Funktionen.
Die beste Software nützt nichts, wenn Ihre Mitarbeiter sie nicht bedienen können. Intuitive Oberflächen und gute Schulungsangebote sind entscheidend.
In Deutschland sind Sie verpflichtet, Belege revisionssicher zu archivieren. Achten Sie darauf, dass die Software den GoBD-Anforderungen entspricht.
Ihre Software sollte mit Ihrem Unternehmen wachsen können – von wenigen Dutzend bis zu Tausenden Rechnungen pro Monat.
Gerade in der Einführungsphase ist guter Support Gold wert. Prüfen Sie, welche Schulungs- und Beratungsangebote der Anbieter bereitstellt.
Wito AI: Ihr Implementierungspartner für digitales Rechnungsmanagement
Die Einführung einer Rechnungsmanagement-Software ist mehr als nur eine technische Installation – es geht um die Digitalisierung Ihrer gesamten Finanzprozesse. Als erfahrene Digitalisierungsagentur für den Mittelstand begleiten wir Sie auf diesem Weg:
- ✓ Software-Auswahl: Wir analysieren Ihre Anforderungen und empfehlen die passende Lösung
- ✓ Prozessoptimierung: Wir optimieren Ihre Abläufe, bevor wir digitalisieren
- ✓ Systemintegration: Wir verbinden die neue Software mit Ihren bestehenden Systemen (ERP, DATEV, Banking)
- ✓ Change Management: Wir schulen Ihr Team und begleiten die Einführung
- ✓ Workflow-Automatisierung: Wir entwickeln maßgeschneiderte Automatisierungen mit Tools wie n8n
- ✓ Fördermittelberatung: Wir prüfen Fördermöglichkeiten für Ihre Digitalisierungsinvestition
Praxisbeispiel aus der Region:
Ein Allgäuer Handwerksbetrieb mit 35 Mitarbeitern konnte durch die Einführung einer digitalen Rechnungsmanagement-Lösung seine Bearbeitungszeit für Eingangsrechnungen von durchschnittlich 15 Minuten auf unter 3 Minuten pro Rechnung reduzieren. Das entspricht einer Zeitersparnis von 80% und über 400 eingesparten Arbeitsstunden pro Jahr.
Kostenlose Potenzialanalyse anfragenDigitales Rechnungsmanagement im Überblick
- ✓ Bis zu 70% Zeitersparnis
- ✓ Automatische OCR-Erfassung
- ✓ Digitale Freigabe-Workflows
- ✓ Revisionssichere Archivierung
- ✓ Nahtlose DATEV-Integration
- ✓ Echtzeit-Liquiditätsplanung
Was unsere Kunden sagen
Erfahren Sie, wie digitales Rechnungsmanagement anderen Unternehmen geholfen hat
"Durch die Einführung einer digitalen Rechnungsmanagement-Lösung konnten wir unsere Bearbeitungszeit für Eingangsrechnungen von durchschnittlich 15 Minuten auf unter 3 Minuten pro Rechnung reduzieren."