Od 2 sierpnia 2026 r. odpowiadasz osobiście za nieudokumentowane użycie AI

Dlaczego to zarząd ponosi teraz osobistą odpowiedzialność

Rozporządzenie (UE) 2024/1689 wymaga, aby przedsiębiorstwa inwentaryzowały swoje systemy AI, klasyfikowały je według ryzyka i dokumentowały wymaganą staranność. Obowiązek kompetencji w zakresie AI (art. 4) obowiązuje już od lutego 2025 r., a obowiązki dotyczące wysokiego ryzyka wchodzą w życie 2 sierpnia 2026 r. Sedno problemu: organizacyjna odpowiedzialność za te obowiązki spoczywa na kierownictwie firmy — nie na abstrakcyjnym „dziale IT”.

Właśnie ta osobista odpowiedzialność zarządu jest uznawana za najsilniejszy bodziec do działania wokół EU AI Act. W odróżnieniu bowiem od wielu innych regulacji nie wystarczy kupić narzędzie — musi być wykazalne, że kierownictwo dopełniło obowiązku staranności. Bez takiego dowodu trudno w razie szkody lub kontroli udowodnić, że dochowano należytej staranności.

Ustawowy wymiar kar podkreśla skalę zjawiska: zgodnie z EU AI Act, rozp. 2024/1689 naruszenia mogą być zagrożone karą do 35 mln EUR lub 7% rocznego obrotu na świecie (dla MŚP obowiązuje niższa z tych wartości). Jednocześnie według Bitkom 2025 około 64% MŚP nie wie nawet, że dotyczy ich EU AI Act. Kto wcześnie i w sposób wykazalny dokumentuje, zyskuje nie tylko pewność prawną, lecz także przewagę.

Jak Wito HQ czyni ochronę zarządu wykazalną

Wito HQ to cyfrowy mostek dowodzenia Twojej firmy — jeden login do cyfryzacji, AI i zgodności. Rejestr AI jest przy tym modułem wejściowym, który adresuje dokładnie odpowiedzialność zarządu. Inwentaryzujesz swoje systemy AI (art. 26), przechodzisz prowadzone drzewo decyzyjne do klasyfikacji ryzyka i automatycznie otrzymujesz właściwą listę obowiązków według art. 9, 11, 13, 14 i 26 — po polsku, bez prawniczego żargonu.

Dowód ochrony zarządu w formacie PDF

Kluczową funkcją jest dowód, a nie lista kontrolna: Wito HQ generuje na jedno kliknięcie PDF z dowodem ochrony zarządu, który dokumentuje dopełniony obowiązek staranności na dany moment. Do tego dochodzi wskaźnik zgodności AI z sygnalizacją ochrony przed odpowiedzialnością, który w każdej chwili pokazuje, gdzie wciąż są luki. Każdy dowód zawiera wyraźną adnotację: „Dokumentuje dopełnienie obowiązku staranności na dany moment. Nie zastępuje porady prawnej.” — nie obiecujemy gwarancji prawnej, lecz solidną, odporną na rewizję dokumentację.

Ponieważ HQ opiera się na Wito Digital Audit (WDA) i 7-osiowym modelu dojrzałości, ochrona przed odpowiedzialnością nie pozostaje jednorazowym aktem: wykryte narzędzia AI wstępnie wypełniają rejestr, terminy są monitorowane, a status zgodności jest na bieżąco aktualizowany. Tak wejście przez odpowiedzialność zarządu przeradza się w pełne narzędzie sterowania.

Co konkretnie otrzymuje zarząd

• Rejestr AI (art. 26): pełna inwentaryzacja wszystkich stosowanych i planowanych systemów AI — podstawa każdej ochrony przed odpowiedzialnością.
• Prowadzona klasyfikacja ryzyka: drzewo decyzyjne według praktyk zakazanych / wysokiego ryzyka (załącznik III) / ograniczonego (art. 50) / minimalnego — bez studiowania tekstów ustaw.
• Automatyczna lista obowiązków: wyprowadzona z klasyfikacji, z osobami odpowiedzialnymi i terminami.
• PDF z dowodem ochrony zarządu: udokumentowany dowód dopełnienia obowiązku staranności na dzień odniesienia, generowany na jedno kliknięcie w mniej niż 15 sekundach.
• Monitorowanie terminów: nieusuwalne terminy regulacyjne z eskalacją 30/14/7/1 dni wcześniej — żaden termin nie przepadnie.
• Archiwizacja odporna na rewizję: hosting w UE u Hetzner, szyfrowane przechowywanie, niezmienny dziennik audytu, archiwum przez 10 lat.

Klasyczna zgodność oparta na doradztwie i audycie wiąże się dla wielu MŚP ze znacznym nakładem i wysokimi kosztami. Wito HQ dostarcza wykazalną dokumentację staranności jako przystępne cenowo SaaS — po polsku i bez konieczności posiadania własnego działu IT czy prawnego.